Non esiste una formula valida per ogni azienda. L'acquisto concentra il costo sul possesso del dispositivo; il noleggio distribuisce il costo nel tempo e può comprendere servizi differenti. La scelta va fatta confrontando ciò che è realmente incluso, i volumi di stampa previsti e il costo complessivo della soluzione nel periodo di utilizzo.
Noleggio o acquisto: da dove partire?
La domanda viene spesso posta in termini molto semplici: “costa meno comprare o noleggiare?”. In realtà, per un'azienda, il confronto è utile solo se le due alternative vengono analizzate a parità di esigenze.
Prima di scegliere una formula economica bisogna capire che cosa serve davvero all'ufficio: quante pagine vengono prodotte, quante sono a colori, se è necessario il formato A3, quante persone utilizzano il dispositivo, quali funzioni di scansione servono e quale livello di continuità operativa è richiesto.
Solo dopo è possibile confrontare correttamente l'acquisto di una macchina con una soluzione di noleggio adeguata allo stesso scenario.
Che cosa significa acquistare una stampante professionale?
Con l'acquisto l'azienda sostiene il costo del dispositivo e ne diventa proprietaria. Da quel momento deve però considerare anche ciò che accade durante la vita operativa della macchina.
Investimento iniziale
Il costo della macchina viene sostenuto secondo la modalità di acquisto scelta dall'azienda.
Gestione successiva
Consumabili, assistenza e manutenzione devono essere valutati separatamente oppure attraverso eventuali contratti dedicati.
Il fatto di possedere il dispositivo non significa quindi che il costo della stampa coincida con il suo prezzo di acquisto. Una multifunzione continua a generare costi durante tutto il periodo in cui viene utilizzata.
Che cosa significa noleggiare una stampante?
Nel noleggio l'azienda utilizza il dispositivo per un periodo concordato pagando un canone secondo le condizioni contrattuali. A seconda dell'offerta, possono essere previsti servizi collegati alla macchina e alla sua gestione.
Per questo è importante non confrontare semplicemente “prezzo di acquisto” contro “somma dei canoni”. Bisogna verificare con precisione che cosa comprende il contratto: dispositivo, assistenza, manutenzione, consumabili, copie incluse o altri servizi possono essere gestiti in modi differenti.
Il punto chiave: due offerte di noleggio possono avere lo stesso canone e contenuti molto diversi. Allo stesso modo, una macchina acquistata a un buon prezzo può avere costi operativi significativi nel tempo.
Le principali differenze da confrontare
| Aspetto | Acquisto | Noleggio |
|---|---|---|
| Dispositivo | L'azienda acquista e possiede la macchina. | Il dispositivo viene utilizzato per la durata prevista dal contratto. |
| Esborso | Il costo della macchina è legato all'acquisto. | Il costo viene distribuito attraverso i canoni previsti. |
| Assistenza | Va verificato come viene gestita dopo l'acquisto. | Può essere compresa nel servizio, in base al contratto. |
| Consumabili | Possono essere acquistati e gestiti separatamente. | Possono rientrare nella formula concordata, se previsto. |
| Durata | La macchina può essere mantenuta finché l'azienda lo ritiene opportuno. | È legata alla durata e alle condizioni contrattuali. |
| Prevedibilità | I costi operativi possono variare nel tempo. | Una formula strutturata può rendere più leggibili alcune componenti di costo. |
Quando l'acquisto può essere una soluzione da valutare?
L'acquisto può essere preso in considerazione quando l'azienda preferisce possedere direttamente il bene, dispone di una configurazione stabile e ha già una modalità efficace per gestire assistenza e consumabili.
Può inoltre essere una scelta da analizzare quando il dispositivo è destinato a un utilizzo ben definito e si prevede di mantenerlo per un periodo lungo. Anche in questo caso, però, è utile stimare il costo totale di utilizzo e non fermarsi alla spesa iniziale.
Quando il noleggio può essere una soluzione da valutare?
Il noleggio può essere preso in considerazione quando l'azienda preferisce distribuire il costo nel tempo e vuole associare al dispositivo una gestione più strutturata dei servizi, secondo ciò che viene previsto dal contratto.
È particolarmente importante dimensionare la soluzione sui volumi reali. Noleggiare una macchina più grande del necessario non rende automaticamente la gestione più efficiente; allo stesso modo, una macchina sottodimensionata può diventare poco adatta all'uso quotidiano.
Il confronto corretto non parte dalla macchina
Immaginiamo due uffici che devono sostituire una multifunzione. Il primo stampa poche migliaia di pagine al mese prevalentemente in bianco e nero; il secondo produce volumi molto più elevati, utilizza spesso il colore e necessita di assistenza continuativa.
Anche se entrambi chiedono “una multifunzione A3”, la soluzione economicamente e operativamente adatta può essere molto diversa. Per questo StampaRent parte dall'analisi dei volumi e delle esigenze prima di individuare il dispositivo.
Quali domande fare prima di decidere?
Raccogli i contatori e osserva i volumi medi mensili, distinguendo quando possibile colore e bianco e nero.
Valuta A4/A3, colore, scansione, formati, velocità e numero di persone che utilizzano il dispositivo.
Considera macchina, consumabili, manutenzione, assistenza e altre spese legate alla stampa.
Verifica chi interviene in caso di guasto, chi ordina i consumabili e quanto tempo interno richiede la gestione.
Confronta le alternative sullo stesso orizzonte temporale e non soltanto sul primo mese o sul prezzo iniziale.
Perché i volumi di stampa sono così importanti?
I volumi aiutano a capire quale classe di dispositivo è coerente con il lavoro reale. Sono inoltre fondamentali per interpretare il costo per pagina e per confrontare correttamente formule che possono includere quantità o servizi differenti.
Se non conosci i tuoi volumi, il primo passo non dovrebbe essere chiedere il prezzo di una macchina: dovrebbe essere misurare la situazione attuale.
Conosci già i costi e i volumi del tuo ufficio?
Prima di confrontare acquisto e noleggio puoi partire dalla pagina StampaRent dedicata all'analisi dei costi e utilizzare il calcolatore per una prima valutazione.
Canone basso significa noleggio conveniente?
Non necessariamente. Un canone va letto insieme alla durata del contratto, al dispositivo fornito, ai servizi inclusi, alle condizioni previste e ai volumi di stampa. Confrontare soltanto il numero mensile può portare a mettere sullo stesso piano soluzioni che non sono equivalenti.
Lo stesso principio vale per l'acquisto: un prezzo iniziale basso non dice da solo quanto costerà utilizzare quella macchina per diversi anni.
E se l'azienda ha già diverse stampanti?
Quando sono presenti più dispositivi, la scelta non riguarda necessariamente la sostituzione uno-a-uno delle macchine esistenti. Prima può essere utile capire se il parco è distribuito correttamente, quali dispositivi lavorano davvero e quali sono sottoutilizzati.
In questi casi l'analisi può portare a una razionalizzazione del parco stampa: meno dispositivi ma meglio dimensionati, oppure una diversa distribuzione delle funzioni tra reparti e utenti.
Acquisto e noleggio: come fare un confronto utile
Il confronto più utile è quello che parte dalla stessa esigenza e considera lo stesso periodo temporale. Per entrambe le alternative vanno messi sul tavolo i costi prevedibili, i servizi inclusi e il modo in cui verrà gestita la macchina.
La domanda finale quindi non è semplicemente “qual è la formula migliore?”, ma “quale configurazione è coerente con i nostri volumi, il nostro modo di lavorare e il livello di servizio di cui abbiamo bisogno?”.