Il costo per pagina è il rapporto tra la spesa complessiva legata alla stampa e il numero di pagine prodotte nello stesso periodo. Per ottenere un dato utile non basta dividere il prezzo del toner per la resa dichiarata: bisogna osservare il costo complessivo del sistema di stampa e i volumi effettivi dell'azienda.
Che cos'è il costo per pagina?
Il costo per pagina, chiamato anche costo copia, è un indicatore che permette di trasformare le spese di stampa in un valore confrontabile. Invece di chiedersi soltanto quanto costa una stampante o una cartuccia, si prova a capire quanto viene effettivamente speso per produrre ogni pagina.
È un dato particolarmente utile quando in ufficio sono presenti più dispositivi, tecnologie diverse o volumi di stampa distribuiti tra più persone. Due macchine con prezzi molto differenti possono infatti avere costi di utilizzo molto diversi nel tempo.
Costo per pagina = costi complessivi di stampa del periodo ÷ numero di pagine stampate nello stesso periodo.
Quali costi bisogna considerare?
Una valutazione realistica dovrebbe partire da tutte le voci che incidono sulla stampa, non soltanto dal prezzo iniziale del dispositivo.
Acquisto o canone
Il costo della macchina, oppure il canone previsto dalla formula di noleggio utilizzata.
Toner e materiali
Il consumo effettivo di toner e degli altri materiali necessari al funzionamento.
Manutenzione e interventi
Costi di assistenza tecnica, manutenzione, ricambi e gestione dei problemi.
Volumi reali
Quante pagine vengono realmente prodotte, distinguendo quando possibile colore e bianco e nero.
A seconda della situazione possono entrare nella valutazione anche altri elementi: numero di dispositivi presenti, età delle macchine, frequenza dei guasti, tempo impiegato dal personale per gestire consumabili e assistenza e presenza di apparecchi sottoutilizzati.
Perché il prezzo del toner non basta?
Un errore comune è calcolare il costo copia dividendo semplicemente il prezzo di un toner per il numero di pagine dichiarato dal produttore. Questo può essere utile come riferimento teorico, ma non descrive necessariamente il costo reale dell'ufficio.
La resa dei consumabili dipende da condizioni e coperture standardizzate, mentre nella realtà documenti, grafici, immagini e quantità di colore possono cambiare molto. Inoltre quel calcolo non comprende macchina, assistenza e altre voci operative.
In pratica: il costo teorico di un consumabile e il costo complessivo di stampa sono due informazioni diverse. Per prendere decisioni aziendali è utile sapere quale delle due si sta osservando.
Bianco e nero e colore hanno lo stesso costo?
No. Una pagina a colori richiede l'utilizzo di più consumabili e normalmente ha un costo superiore rispetto a una pagina monocromatica. Per questo, quando si analizza un parco stampa, è utile separare almeno i volumi bianco e nero dai volumi colore.
Questa distinzione permette anche di capire se il colore viene utilizzato dove serve davvero oppure se una parte dei documenti potrebbe essere prodotta in bianco e nero senza perdere efficacia.
Un esempio semplice di calcolo
Esempio puramente illustrativo
Immaginiamo un ufficio che, in un determinato periodo, sostenga complessivamente 1.200 € di costi attribuibili alla stampa e produca 30.000 pagine.
1.200 € ÷ 30.000 pagine = 0,04 € per pagina.
Il risultato è 4 centesimi per pagina come media del periodo. È però una media: per un'analisi più utile occorre capire come si compone quel valore e distinguere, quando possibile, tipologie di stampa e dispositivi.
Quali dati raccogliere prima di fare un'analisi?
Non serve partire da decine di informazioni. Un primo quadro può essere costruito raccogliendo pochi dati verificabili.
| Dato | Perché è utile |
|---|---|
| Numero di dispositivi | Permette di capire come è distribuito il parco stampa. |
| Volumi mensili | Mostrano quanto vengono realmente utilizzate le macchine. |
| Bianco e nero / colore | Aiuta a distinguere due componenti di costo differenti. |
| Spesa per consumabili | Consente di valutare quanto incidono toner e materiali. |
| Assistenza e manutenzione | Fa emergere costi che spesso vengono considerati separatamente. |
| Acquisto o canoni | Completa il quadro economico legato ai dispositivi. |
Il costo per pagina è sufficiente per scegliere una stampante?
Non da solo. È un indicatore importante, ma la scelta di una stampante o multifunzione deve considerare anche volumi, formato A4 o A3, colore, scansione, numero di utenti, velocità necessaria e organizzazione del lavoro.
Una macchina con un costo copia apparentemente interessante può essere poco adatta se è sovradimensionata rispetto all'ufficio. Allo stesso modo, un dispositivo economico può diventare inefficiente se viene utilizzato molto oltre il volume per cui è stato pensato.
Dal costo per pagina al costo totale di utilizzo
Per confrontare soluzioni diverse è utile ampliare il ragionamento al costo totale di utilizzo del sistema di stampa. L'obiettivo non è trovare a tutti i costi il numero più basso, ma capire quali costi sono presenti oggi e quali sono prevedibili nel tempo.
Questo approccio aiuta anche a confrontare in modo più corretto acquisto e noleggio: il prezzo iniziale e il canone mensile non sono direttamente confrontabili se includono servizi differenti.
Vuoi fare una prima analisi dei costi di stampa?
StampaRent ha predisposto una pagina dedicata all'analisi dei costi con un calcolatore per partire dai dati della tua situazione attuale.
Come si possono ridurre i costi di stampa?
Prima di intervenire conviene capire dove nasce la spesa. In alcuni casi il problema è un numero eccessivo di dispositivi; in altri sono macchine poco adatte ai volumi, uso non controllato del colore, consumabili gestiti in modo frammentato o frequenti richieste di assistenza.
La riduzione dei costi, quindi, non coincide necessariamente con l'acquisto della stampante più economica. Può significare razionalizzare il parco, scegliere dispositivi coerenti con i volumi e monitorare meglio l'utilizzo.
Quando conviene analizzare il parco stampa?
Un'analisi è particolarmente utile prima di sostituire una macchina, alla scadenza di un contratto, quando i costi dei consumabili sembrano aumentare oppure quando l'azienda non ha una visione chiara di quante pagine vengano prodotte e da quali dispositivi.
Partire dai dati consente di evitare una scelta basata soltanto su marca, velocità dichiarata o prezzo della macchina.