I Managed Print Services (MPS) sono un approccio alla gestione continuativa del parco stampa aziendale. Il principio è passare da una gestione reattiva — intervenire quando manca il toner o una macchina ha un problema — a una gestione basata su dati, monitoraggio, assistenza e organizzazione dei dispositivi.
Che cosa sono i Managed Print Services?
Con Managed Print Services si indica un insieme di attività e servizi dedicati alla gestione del parco di stampanti e multifunzione di un'organizzazione.
Non si tratta semplicemente di fornire una stampante. L'obiettivo è avere una visione più chiara di ciò che accade durante l'utilizzo: quanto stampano i dispositivi, come vengono utilizzati, quali consumabili richiedono e quando è necessario intervenire.
La configurazione concreta di un servizio MPS può cambiare in base al fornitore e alle esigenze dell'azienda. Per questo è importante verificare sempre quali attività siano effettivamente comprese.
Perché gestire il parco stampa come un sistema?
Quando un'azienda possiede più dispositivi, i problemi non riguardano più soltanto la singola macchina. Bisogna sapere dove sono installate le stampanti, quali lavorano maggiormente, quali consumabili utilizzano e come vengono gestite assistenza e manutenzione.
Intervento quando serve
Il toner viene ordinato quando qualcuno segnala che sta finendo e l'assistenza viene attivata dopo la comparsa di un problema.
Informazioni continuative
I dati disponibili sul parco possono aiutare a organizzare in modo più strutturato consumabili, contatori e interventi.
1. Il censimento dei dispositivi
Prima di gestire un parco stampa è necessario sapere da che cosa è composto. Modello, posizione, reparto, tipologia, contatori e modalità di utilizzo costruiscono una prima mappa dei dispositivi presenti.
Questa fotografia permette anche di individuare situazioni da approfondire: macchine quasi inutilizzate, dispositivi molto sollecitati o un numero elevato di modelli differenti.
2. Il monitoraggio dei contatori
I contatori mostrano quante pagine vengono prodotte e sono fondamentali per conoscere i volumi reali di stampa. Quando il dato viene raccolto nel tempo è possibile osservare l'andamento dell'utilizzo e confrontare dispositivi o periodi differenti.
La distinzione tra colore e bianco e nero, quando disponibile, aiuta inoltre a interpretare meglio i costi e le abitudini di stampa.
3. Il controllo dei livelli toner
Uno degli aspetti più visibili della gestione quotidiana è il consumabile. Senza un'organizzazione strutturata, il toner viene spesso ordinato quando è ormai quasi terminato oppure vengono create scorte per evitare emergenze.
Un sistema di monitoraggio può fornire informazioni sullo stato dei consumabili e aiutare a rendere il processo di approvvigionamento più prevedibile.
Importante: monitorare un livello toner non significa necessariamente che ogni sistema MPS effettui automaticamente un ordine. Funzioni e automazioni dipendono dal servizio e dalla configurazione adottata.
4. Alert e stato dei dispositivi
Le piattaforme di monitoraggio possono raccogliere informazioni e segnalazioni relative allo stato delle macchine. Questo consente a chi gestisce il parco di avere una visione centralizzata invece di dipendere esclusivamente dalle segnalazioni degli utenti.
Gli alert non eliminano i problemi tecnici, ma possono rendere più ordinato il processo con cui vengono identificati e gestiti.
5. Assistenza e manutenzione
In un servizio MPS l'assistenza può essere integrata nella gestione complessiva secondo le condizioni concordate. Il vantaggio organizzativo è collegare il dispositivo e il suo utilizzo a un processo di servizio definito.
Quando si confrontano offerte differenti è quindi utile verificare modalità di richiesta, interventi previsti, materiali inclusi ed eventuali esclusioni.
Un esempio di gestione
Immaginiamo un'azienda con diverse multifunzione distribuite tra reparti. Senza monitoraggio, ogni reparto comunica separatamente contatori, toner in esaurimento e problemi tecnici.
Con una gestione centralizzata, le informazioni disponibili sul parco vengono raccolte in modo più strutturato. L'obiettivo non è semplicemente “controllare le stampanti”, ma ridurre la frammentazione delle attività necessarie per mantenerle operative.
Quali informazioni può raccogliere un sistema di monitoraggio?
| Informazione | A cosa può servire |
|---|---|
| Contatori | Conoscere i volumi e osservare l'utilizzo nel tempo. |
| Colore / B&N | Comprendere meglio la composizione dei volumi, quando il dispositivo fornisce il dato. |
| Livelli consumabili | Organizzare in modo più prevedibile la gestione dei toner. |
| Stato dispositivo | Avere una visione centralizzata delle informazioni disponibili sulle macchine. |
| Alert | Evidenziare eventi o condizioni che richiedono attenzione. |
| Storico | Confrontare periodi e osservare l'evoluzione del parco. |
MPS e riduzione dei costi: qual è il rapporto?
I Managed Print Services non producono automaticamente un risparmio. Il valore nasce dall'utilizzo dei dati per individuare inefficienze e prendere decisioni più consapevoli.
Per esempio, i volumi possono evidenziare una macchina poco utilizzata o un dispositivo che sostiene un carico molto superiore agli altri. Queste informazioni possono diventare la base per ridistribuire il lavoro, razionalizzare il parco o valutare dispositivi più coerenti.
MPS significa anche analisi del parco stampa
Il monitoraggio diventa particolarmente utile quando non viene considerato come fine a sé stesso. Raccogliere dati serve a costruire uno storico e a comprendere come cambia l'utilizzo nel tempo.
Se un reparto riduce drasticamente le stampe, se cresce il colore oppure se una macchina concentra gran parte dei volumi, sono informazioni che possono orientare le successive decisioni.
Che cos'è MPS Monitor?
MPS Monitor è la piattaforma utilizzata da StampaRent nell'ambito dei propri servizi di monitoraggio e gestione del parco stampa. La pagina Servizi del sito approfondisce l'impostazione operativa adottata da StampaRent.
Questa guida, invece, ha uno scopo informativo: spiegare il concetto generale di Managed Print Services e il ruolo che dati e monitoraggio possono avere nella gestione aziendale.
Vuoi vedere come gestiamo monitoraggio e parco stampa?
Nella pagina Servizi trovi la sezione dedicata a MPS Monitor, contatori, livelli toner, alert e gestione continuativa.
Quali aziende possono valutare un servizio MPS?
Il tema diventa particolarmente rilevante quando sono presenti più dispositivi, diversi reparti o una gestione dei consumabili e dell'assistenza che richiede molte attività manuali.
Anche un parco non particolarmente grande può però beneficiare di una maggiore visibilità se l'azienda oggi non conosce i propri volumi o non dispone di un processo chiaro per gestire le macchine.
MPS e noleggio sono la stessa cosa?
No. Il noleggio è una modalità con cui l'azienda utilizza un dispositivo per un periodo e secondo condizioni contrattuali definite. I Managed Print Services riguardano invece la gestione del parco e dei servizi associati.
Le due cose possono essere collegate all'interno di una soluzione, ma non sono sinonimi. È sempre necessario verificare cosa comprenda concretamente il contratto proposto.
MPS e sicurezza: che cosa considerare?
Stampanti e multifunzione sono dispositivi collegati alla rete aziendale e possono gestire documenti. Gli aspetti di sicurezza, configurazione e accesso devono quindi essere valutati insieme alle politiche IT dell'organizzazione.
Un progetto di gestione del parco dovrebbe prevedere il coinvolgimento dei responsabili informatici quando sono necessarie configurazioni di rete, policy di accesso o integrazioni con sistemi aziendali.
Come iniziare un progetto di gestione del parco stampa
Elenca dispositivi, modelli, reparti e posizione delle macchine.
Raccogli contatori e volumi per comprendere come viene utilizzato il parco.
Confronta utilizzo, costi, consumabili e richieste di assistenza.
Valuta se distribuzione e dimensionamento dei dispositivi sono coerenti.
Osserva l'evoluzione dei dati nel tempo invece di affidarti a una fotografia isolata.
Dal monitoraggio alle decisioni
La parte più importante di un progetto MPS non è la quantità di dati raccolti, ma la capacità di trasformarli in decisioni utili. Un contatore, un livello toner o uno storico diventano interessanti quando aiutano a capire come organizzare meglio il servizio.
Per questo la gestione del parco stampa si collega direttamente ai temi già affrontati nelle nostre guide: costo per pagina, dimensionamento della multifunzione e riduzione dei costi di stampa.